5 1/2 tips om organisatieplannen “alive and kicking” te houden!

Bijna 2016! In de eerste maanden van het jaar wordt door veel organisaties  met enthousiasme en gedrevenheid gewerkt aan het realiseren van het plan voor 2016. Budgetten zijn nog  vol, mogelijkheden liggen open en successen nog volop in het vooruitzicht.

In tegenstelling tot persoonlijke voornemens, die naar het schijnt al in de 2de week van januari sneuvelen, worden plannen voor een organisatie in het algemeen gelukkig langer  volgehouden.

Maar ook hier loert het gevaar van de waan van de dag. Spoedklussen, nieuwe klanten, complexe opdrachten en de “gewone” dagelijkse werkzaamheden zorgen ervoor dat de focus op het realiseren van de voorgenomen plannen minder wordt. Aan het eind van het jaar wordt dan geconstateerd:

 “We zijn goed bezig geweest maar een aantal belangrijke stappen die wij wilden zetten of de veranderingen die wij wilden doorvoeren zijn niet gelukt”

 Herkenbaar?

Relevante prestatie indicatoren (“meetlatjes”) kunnen helpen om de realisatie van plannen te monitoren. Wekelijkse of maandelijkse bespreking van deze indicatoren brengen de plannen tenminste weer even onder de aandacht. Voorwaarde is uiteraard voldoende aandacht voor het verhaal achter de indicatoren en actie wanneer blijkt dat realisatie van de plannen achter blijft.

Naast het regelmatig naast de meetlat leggen van de plannen heb ik nog  5 1/2  tips om plannen “alive and kicking” te houden.

  1. Laat zien hoe ver de plannen al gerealiseerd zijn. Een dashboard met een meter die aangeeft waar de verschillende onderdelen van het plan staan. Of een thermometer die langzaam oploopt. Een spaarpot die zich vult. Als het maar creatief, duidelijk en zichtbaar voor iedereen is.
  2. Blokkeer tijd in de agenda’s om aan het realiseren van de plannen te werken. Iedere maandagochtend, vrijdag- of woensdag middag. Het maakt niet uit als deze tijd maar “heilig” is. Werk je in een team aan de plannen; kijk of je gedurende die tijd samen in een andere ruimte kunt zitten. Je creëert zo focus en gezamenlijke drive.
  3. Vier behaalde resultaten. Niet alleen eindresultaten maar ook tussenresultaten. Niets werkt zo motiverend als het laten zien en voelen dat de, met veel enthousiasme opgestelde, plannen worden gehaald.
  4. Benadruk de samenhang tussen de plannen. Plannen zijn afgeleid van de missie van de organisatie. Plannen ondersteunen de koers van de organisatie. Laat zien hoe de plannen passen en bijdragen aan het groter geheel van de organisatie.
  5. Maak medewerkers verantwoordelijk voor (deel)plannen. Coach en stuur medewerkers op het realiseren van deze (deel)plannen. Zo wordt het een gezamenlijke en gedeelde inspanning om de plannen uit te voeren en de organisatie verder te helpen.

Laatste ½ tip:  Plannen zijn niet in beton gegoten. Als blijkt dat plannen niet haalbaar zijn en/of andere omstandigheden gelden; pas de plannen dan aan. Realistische plannen overleven!

Heb je nog andere tips? Laat een reactie achter.

Deze blog is onderdeel van een plan-do-check-act serie. Per blog wordt een van de onderdelen uit deze, nog steeds zeer bruikbare,  PDCA-cyclus van Deming, uitgelicht. De PDCA-cyclus vormt de theoretische basis van de managementgame Go! Underground®.

Advertenties

laat een reactie achter

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s