5 1/2 tips om organisatieplannen “alive and kicking” te houden!

Bijna 2016! In de eerste maanden van het jaar wordt door veel organisaties  met enthousiasme en gedrevenheid gewerkt aan het realiseren van het plan voor 2016. Budgetten zijn nog  vol, mogelijkheden liggen open en successen nog volop in het vooruitzicht.

In tegenstelling tot persoonlijke voornemens, die naar het schijnt al in de 2de week van januari sneuvelen, worden plannen voor een organisatie in het algemeen gelukkig langer  volgehouden.

Maar ook hier loert het gevaar van de waan van de dag. Spoedklussen, nieuwe klanten, complexe opdrachten en de “gewone” dagelijkse werkzaamheden zorgen ervoor dat de focus op het realiseren van de voorgenomen plannen minder wordt. Aan het eind van het jaar wordt dan geconstateerd:

 “We zijn goed bezig geweest maar een aantal belangrijke stappen die wij wilden zetten of de veranderingen die wij wilden doorvoeren zijn niet gelukt”

 Herkenbaar?

Relevante prestatie indicatoren (“meetlatjes”) kunnen helpen om de realisatie van plannen te monitoren. Wekelijkse of maandelijkse bespreking van deze indicatoren brengen de plannen tenminste weer even onder de aandacht. Voorwaarde is uiteraard voldoende aandacht voor het verhaal achter de indicatoren en actie wanneer blijkt dat realisatie van de plannen achter blijft.

Naast het regelmatig naast de meetlat leggen van de plannen heb ik nog  5 1/2  tips om plannen “alive and kicking” te houden.

  1. Laat zien hoe ver de plannen al gerealiseerd zijn. Een dashboard met een meter die aangeeft waar de verschillende onderdelen van het plan staan. Of een thermometer die langzaam oploopt. Een spaarpot die zich vult. Als het maar creatief, duidelijk en zichtbaar voor iedereen is.
  2. Blokkeer tijd in de agenda’s om aan het realiseren van de plannen te werken. Iedere maandagochtend, vrijdag- of woensdag middag. Het maakt niet uit als deze tijd maar “heilig” is. Werk je in een team aan de plannen; kijk of je gedurende die tijd samen in een andere ruimte kunt zitten. Je creëert zo focus en gezamenlijke drive.
  3. Vier behaalde resultaten. Niet alleen eindresultaten maar ook tussenresultaten. Niets werkt zo motiverend als het laten zien en voelen dat de, met veel enthousiasme opgestelde, plannen worden gehaald.
  4. Benadruk de samenhang tussen de plannen. Plannen zijn afgeleid van de missie van de organisatie. Plannen ondersteunen de koers van de organisatie. Laat zien hoe de plannen passen en bijdragen aan het groter geheel van de organisatie.
  5. Maak medewerkers verantwoordelijk voor (deel)plannen. Coach en stuur medewerkers op het realiseren van deze (deel)plannen. Zo wordt het een gezamenlijke en gedeelde inspanning om de plannen uit te voeren en de organisatie verder te helpen.

Laatste ½ tip:  Plannen zijn niet in beton gegoten. Als blijkt dat plannen niet haalbaar zijn en/of andere omstandigheden gelden; pas de plannen dan aan. Realistische plannen overleven!

Heb je nog andere tips? Laat een reactie achter.

Deze blog is onderdeel van een plan-do-check-act serie. Per blog wordt een van de onderdelen uit deze, nog steeds zeer bruikbare,  PDCA-cyclus van Deming, uitgelicht. De PDCA-cyclus vormt de theoretische basis van de managementgame Go! Underground®.

Advertenties

Door de ogen van….

Je hebt een uitdaging voor jouw afdeling, organisatie of onderneming. Meer klanten, meer omzet, nieuwe markten, slimmer organiseren, beter samenwerken, samenvoegen van afdelingen; je kunt het zelf invullen.  Je analyseert de uitdaging, je overlegt, je wint advies in, organiseert een brainstormmeeting en zoekt naar mogelijke oplossingen.

Creativiteit, out-of-the-box oplossingen, nieuwe invalshoeken zijn gewenst om deze uitdaging aan te gaan.

Een “bekende” creatieve brainstorm methode is om door de ogen van een idool, held of bekend persoon naar deze uitdaging te kijken. Je bedenkt alleen of – dat werkt het beste – samen met anderen hoe bijvoorbeeld Superman, de Dalai Lama of de Koningin het probleem zou aanpakken. Je bespreekt hoe de voorgestelde persoon zijn of haar unieke kwaliteiten, eigenschappen of zienswijze zou inzetten. Je laat je verbeeldingskracht de vrije loop.

Deze methode laat creatieve processen stromen en nieuwe ideeën ontstaan. Niet alleen voor creatieve oplossingen van (plotselinge) uitdagingen. De methode is ook zeer geschikt om tijdens heisessies, jaarplansessies of teamvergadering vanuit een andere invalshoek naar een organisatie te kijken. Kijken door de ogen van helpt medewerkers en teams los te komen van vastgeroeste denkpatronen. Het kan helpen om gewenst en ongewenst gedrag binnen een team op een “veilige” manier bespreekbaar te maken. Je spreekt immers niet vanuit je zelf. Het kan ook helpen om je eigen of de overtuigingen en belemmeringen van jouw team opzij te zetten.

Misschien is kijken door de ogen van Superman voor veel mensen te ver van hun bed. Niet iedereen is fan van superhelden of kan een voorstelling maken van superkrachten. Kies dan iemand die je bewondert als persoon, als ondernemer, als professional of als deskundige. Iemand die je persoonlijk kent of waar je veel over hebt gelezen, gezien of gehoord. Verplaats je in die persoon en bekijk samen met jouw team door haar of zijn ogen naar de organisatie. Lees of bespreek eens een boek waarin de eigenschappen van succesvolle ondernemers of ondernemingen beschreven zijn. Bijvoorbeeld de biografieën van Steve Jobs, Richard Branson of The Google Way. Bedenk hoe zij jouw organisatie zouden aanpakken.

De grootste uitdaging is tenslotte de vertaling van de nieuwe inzichten en ideeën naar de echte praktijk. In principe kunnen jij en jouw team alles wat een echt persoon, een echte afdeling of een echte organisatie kan. Onderzoek welke eigenschappen, kenmerken jouw voorbeeld heeft of welke unieke activiteiten jouw voorbeeld doet. Als het niet bovennatuurlijk, fictief of illegaal is dan kun jij dit ook met jouw team. Neem dit als uitgangspunt en je zult versteld staan welke mogelijkheden je hebt om de creatieve oplossingen uit te voeren. Geef vooral niet te snel op!

Tenslotte een voorbeeld uit de praktijk:
Hoge werkdruk zorgde ervoor dat een team van een zorginstelling al een tijdje niet optimaal functioneerde. Patiënten werden verzorgd maar ruimte voor extra aandacht  in de vorm van bijvoorbeeld een praatje was er niet of werd niet genomen. Medewerkers waren niet alleen druk met het verzorgen maar vooral ook met afstemmen, overdragen, registeren, invullen van formulieren en blussen van brandjes.

Tijdens een afdelingsvergadering werd de Queen als voorbeeld geïntroduceerd.

De Queen houdt van procedures, protocol, uiterlijk vertoon, hiërarchie en formele lijnen. De Queen zorgt ervoor dat volgens afspraken en regels gewerkt wordt.

Al brainstormend kwamen de medewerkers tot inzichten dat de Queen binnen hun afdeling de formele lijnen strenger zou handhaven. Duidelijke leiding en verantwoordelijkheden zou beleggen. Afspraken zou vastleggen en streng zou optreden op het moment dat deze niet nagekomen werden. Maar vooral zou de Queen haar volk (lees patiënten) beter dienen. Vanuit de gedachte dat het volk haar bestaansrecht geeft.

Zouden deze inzichten ook in een “gewone” teamvergadering verkregen zijn? Misschien wel. Echter deze methode bracht een positieve, energieke en creatieve opening in de situatie van het team. Medewerkers spraken makkelijk(er) vanuit de eigenschappen van de Queen. De inzichten werden uitgewerkt en geïmplementeerd. Wanneer het nu weer “mis” dreigt te gaan klinkt over de gang: “We hebben weer een Queen nodig” en iedereen weet waar het over gaat.

Ik ben benieuwd naar jullie “Door de ogen van…” verhalen en voorbeelden. Laat een reactie achter of stuur mij een mail.

5 1/2 tips voor een FUZZY & SMART jaarplan

Veel afdelingen en teams hebben afgelopen weken de tijd genomen om hun plannen voor het volgende jaar door te nemen, aan te scherpen en op te schrijven. Immers focus, prioriteiten stellen en plannen uitwerken is zeker in deze tijd essentieel.

De bomen groeien (al lang) niet meer tot in de hemel. Kansen komen niet aanwaaien. Kansen opzoeken, creëren en actief invullen is noodzakelijk. Uitdagingen zijn er daarentegen meer dan voldoende en komen vaak onverwachts. Een jaarplan helpt om gestructureerd en met een duidelijke focus, kansen en uitdagingen om te zetten in succesvolle activiteiten.

Hoe zorg je nu dat het jaarplan waar met veel energie en enthousiasme aan gewerkt is, in het nieuwe jaar nog steeds leeft? Hoe voorkom je dat het jaarplan, zoals vele goede voornemens, ondersneeuwt in de waan van de dag? Door een plan met de juiste combinatie van FUZZY en SMART te maken.

FUZZY staat hier voor: FUN, UITDAGEND, ZINNELIJK, ZUIVER en YES! Op www.markensteijn.com staan de letters verder uitgelegd.

Zonder op alle letters in te gaan is de boodschap: Zorg dat het plan enthousiasme oproept, voor opwinding zorgt, uitdagend is en volledig in lijn met wat je als organisatie en team echt wilt zijn! Vaak is de eerste uitkomst van een (goede) jaarplan sessie een Fuzzy plan. Een plan waar ambitie, enthousiasme en creativiteit volop aanwezig is.

Het probleem is dat FUZZY plannen alleen, geen werkelijkheid worden. Daar komt SMART om te hoek kijken. Deze term is veel bekender binnen organisaties. Op 123management staat de term (samen met de termen AMORE en MAGIE) nog eens uitgelegd. Een SMART plan zorgt voor focus, overzichtelijke stappen en duidelijke acties.

In de praktijk blijkt het toch nog lastig om plannen SMART te maken. Ambitie, kansen, creativiteit moeten dan ineens specifiek en ook nog realistisch gemaakt worden. Voor veel teams is het alsof het enthousiasme en de inspiratie verdwijnt zodra de plannen geconcretiseerd worden. Het plan waar medewerker met energie en inzet over gediscussieerd is, wordt niet herkend in de formele woorden uit het jaarplan. Het naleven en uitvoeren van het plan wordt dan vooral iets waar het management druk mee is en periodiek over rapporteert.

Hoe zorg je nu voor die juiste combinatie tussen FUZZY en SMART? Hieronder 51/2  tips.

  1. Vertaal (formeel) geschreven plannen in aansprekende, uitdagende en concrete werkwoorden of slogans. Gebruik deze woorden in de interne communicatie over het plan.
  2. Deel het plan op in minstens 5-10 concrete stappen/acties. Zorg dat medewerkers deze stappen terugzien in hun eigen werkzaamheden.
  3. Zorg dat het plan herkenbare en waardevolle eindresultaten heeft. Resultaten die waarde toevoegen voor de klant, de medewerker en de organisatie.
  4. Laat in alle presentaties, overleggen en bijeenkomsten zien en horen hoe het plan bijdraagt aan hetgeen de organisatie of het team echt wilt zijn! Leg steeds de link tussen missie en plan.
  5. Vier behaalde eindresultaten en laat op een inspirerende manier zien hoe ver het team is met het realiseren van het plan.

51/2Absoluut een open deur daarom als ½ tip: Betrek het team bij al deze stappen.

Kortom loop samen met je team het plan nog eens door op bovenstaande tips. Daarna Go!

Deze blog is onderdeel van een plan-do-check-act serie. Per blog wordt een van de onderdelen uit deze, nog steeds zeer bruikbare,  PDCA-cyclus van Deming, uitgelicht. De PDCA-cyclus vormt de theoretische basis van de managementgame Go! Underground®.

Wat is Serious Gaming? (1 minuut leestijd)

Over Serious Gaming is ontzettend veel te vinden op internet. Hieronder een korte beschrijving van hetgeen ik de afgelopen maanden las en hoorde over dit onderwerp. Om je te inspireren, nieuwsgierig te maken en op ideeën te brengen.

Serious Gaming is een term die steeds vaker wordt genoemd als methode om te leren, gedrag te beïnvloeden en/of inzichten te verwerven. Maar Serious Gaming is zeker niet nieuw. Al vanaf de jaren 70 wordt gebruik gemaakt van simulaties om de werkelijkheid na te bootsen en zo te leren in een gecontroleerde en “veilige” omgeving. Met de komst van de “digital natives”, jongeren die niet anders gewend zijn dan te leren via media, groeit de belangstelling voor onder andere computer gebaseerde Serious Games.

Een expert op het gebied van het (positieve) effect van Gaming is Jane McGonigal. In deze inspirerende tedtalk legt zij welke vaardigheden jongeren opdoen met de vele 10.000 uren die zij doorbrengen met het spelen van games.

Volgens de Gyuri Vergouw (1minutemanager.nl) is serious gaming de belangrijkste ontwikkeling op het gebied van training en opleiding voor de komende tien, twintig jaar (http://bit.ly/otuEe2).

Maar wat is  Serious Gaming eigenlijk?  Volgens Wikipedia:

“Een serious game is een computerspel met een ander primair doel dan puur vermaak. Het voornaamste doel is dan bijvoorbeeld communiceren, werven of selecteren, onderwijzen of het verwerven van inzicht”

Ik trek de definitie graag breder en stel dat alle spellen en simulaties met een het doel kennis, vaardigheden, inzichten te verwerven als serious game aangemerkt mogen worden.

Als voordelen van serious gaming worden genoemd:

  • Deelnemers kiezen, nemen zelf beslissingen en ervaren direct de consequenties
  • Zonder risico kunnen verschillende situaties en rollen getest en uitgeprobeerd worden
  • Het is voordeliger dan real-life training (met name voor de computer based games)
  • Het is fun!

Een aansprekend visueel overzicht van hoe games een organisatie kunnen helpen is opgesteld door Socialcast: http://blog.socialcast.com/e2sday-adding-play-to-the-enterprise/

Sectoren die met name de laatste jaren Serious Gaming omarmen zijn onder andere de zorg (http://www.zorgvisie.nl/Databanken/Dossiers/12504/Serious-gaming.htm) en de overheid (zie bijv. (www.hetbuitenhuis.nl).

Voor maatschappelijke uitdagingen zijn Serious Games bij uitstek een interactief en effectief middel om gedrag te beïnvloeden.

Als voorbeeld hoe dit werkt tot slot dit filmpje:  

Wil je meer meer lezen over de achtergrond van Serious Games?  Een wat ouder maar onmisbaar boek voor een ieder die zich wil verdiepen in de kracht van gaming is: “why do games work” van Léon de Caluwé, Gert Jan Hofstede en Vincent Peters.