5 1/2 tips voor een FUZZY & SMART jaarplan

Veel afdelingen en teams hebben afgelopen weken de tijd genomen om hun plannen voor het volgende jaar door te nemen, aan te scherpen en op te schrijven. Immers focus, prioriteiten stellen en plannen uitwerken is zeker in deze tijd essentieel.

De bomen groeien (al lang) niet meer tot in de hemel. Kansen komen niet aanwaaien. Kansen opzoeken, creëren en actief invullen is noodzakelijk. Uitdagingen zijn er daarentegen meer dan voldoende en komen vaak onverwachts. Een jaarplan helpt om gestructureerd en met een duidelijke focus, kansen en uitdagingen om te zetten in succesvolle activiteiten.

Hoe zorg je nu dat het jaarplan waar met veel energie en enthousiasme aan gewerkt is, in het nieuwe jaar nog steeds leeft? Hoe voorkom je dat het jaarplan, zoals vele goede voornemens, ondersneeuwt in de waan van de dag? Door een plan met de juiste combinatie van FUZZY en SMART te maken.

FUZZY staat hier voor: FUN, UITDAGEND, ZINNELIJK, ZUIVER en YES! Op www.markensteijn.com staan de letters verder uitgelegd.

Zonder op alle letters in te gaan is de boodschap: Zorg dat het plan enthousiasme oproept, voor opwinding zorgt, uitdagend is en volledig in lijn met wat je als organisatie en team echt wilt zijn! Vaak is de eerste uitkomst van een (goede) jaarplan sessie een Fuzzy plan. Een plan waar ambitie, enthousiasme en creativiteit volop aanwezig is.

Het probleem is dat FUZZY plannen alleen, geen werkelijkheid worden. Daar komt SMART om te hoek kijken. Deze term is veel bekender binnen organisaties. Op 123management staat de term (samen met de termen AMORE en MAGIE) nog eens uitgelegd. Een SMART plan zorgt voor focus, overzichtelijke stappen en duidelijke acties.

In de praktijk blijkt het toch nog lastig om plannen SMART te maken. Ambitie, kansen, creativiteit moeten dan ineens specifiek en ook nog realistisch gemaakt worden. Voor veel teams is het alsof het enthousiasme en de inspiratie verdwijnt zodra de plannen geconcretiseerd worden. Het plan waar medewerker met energie en inzet over gediscussieerd is, wordt niet herkend in de formele woorden uit het jaarplan. Het naleven en uitvoeren van het plan wordt dan vooral iets waar het management druk mee is en periodiek over rapporteert.

Hoe zorg je nu voor die juiste combinatie tussen FUZZY en SMART? Hieronder 51/2  tips.

  1. Vertaal (formeel) geschreven plannen in aansprekende, uitdagende en concrete werkwoorden of slogans. Gebruik deze woorden in de interne communicatie over het plan.
  2. Deel het plan op in minstens 5-10 concrete stappen/acties. Zorg dat medewerkers deze stappen terugzien in hun eigen werkzaamheden.
  3. Zorg dat het plan herkenbare en waardevolle eindresultaten heeft. Resultaten die waarde toevoegen voor de klant, de medewerker en de organisatie.
  4. Laat in alle presentaties, overleggen en bijeenkomsten zien en horen hoe het plan bijdraagt aan hetgeen de organisatie of het team echt wilt zijn! Leg steeds de link tussen missie en plan.
  5. Vier behaalde eindresultaten en laat op een inspirerende manier zien hoe ver het team is met het realiseren van het plan.

51/2Absoluut een open deur daarom als ½ tip: Betrek het team bij al deze stappen.

Kortom loop samen met je team het plan nog eens door op bovenstaande tips. Daarna Go!

Deze blog is onderdeel van een plan-do-check-act serie. Per blog wordt een van de onderdelen uit deze, nog steeds zeer bruikbare,  PDCA-cyclus van Deming, uitgelicht. De PDCA-cyclus vormt de theoretische basis van de managementgame Go! Underground®.